Η επιτυχία ενός ξενοδοχείου δεν εξαρτάται μόνο από τις εγκαταστάσεις του, αλλά από την οργάνωση και τον επαγγελματισμό των ανθρώπων του. Στις Ανώτερες Σχολές Τουριστικής Εκπαίδευσης του Υπουργείου Τουρισμού, οι σπουδαστές μαθαίνουν να συντονίζουν κρίσιμες λειτουργίες όπως η υποδοχή, οι όροφοι και τα σύγχρονα πληροφοριακά συστήματα PMS, αποκτώντας εφόδια που οδηγούν σε πραγματικές ευκαιρίες καριέρας.
Δύο από τα μαθήματα που ακολουθούν για να επιτύχουν τους στόχους τους, είναι η Λειτουργία και Οργάνωση Τμήματος Υποδοχής και Ορόφων και οι Εφαρμογές Διαχείρισης Υποδοχής Ξενοδοχείου.
Λειτουργία και Οργάνωση Τμήματος Υποδοχής και Ορόφων
Το τμήμα Υποδοχής και το τμήμα Ορόφων (Front Office- Housekeeping Operations Management) αποτελούν τα δύο βασικά τμήματα του τομέα Δωματίων των ξενοδοχείων. Τα δύο αυτά τμήματα παίζουν καθοριστικό ρόλο στην εμπειρία του πελάτη.
Στο πλαίσιο του μαθήματος, οι σπουδαστές μαθαίνουν τις βασικές αρχές λειτουργίας της υποδοχής, όπως η διαδικασία κράτησης, η άφιξη και αναχώρηση του πελάτη (check-in και check-out), η εξυπηρέτηση πελατών και η διαχείριση των λογαριασμών. Ιδιαίτερη έμφαση δίνεται στη σωστή επικοινωνία, στην επαγγελματική συμπεριφορά, στην εξυπηρέτηση ατόμων με αναπηρία και στην παροχή προσωποποιημένων υπηρεσιών με στόχο την ενίσχυση της ικανοποίησης του πελάτη. Το μάθημα εστιάζει επίσης στη λειτουργία του θυρωρείου και του τηλεφωνικού κέντρου τα οποία συνεπικουρούν το έργο του τμήματος Υποδοχής.
Παράλληλα, αναλύεται ο ρόλος και οι αρμοδιότητες του τμήματος ορόφων που σχετίζονται με την καθαριότητα, την υγιεινή, τη συντήρηση των δωματίων και των κοινόχρηστων χώρων, καθώς και τη συνεργασία με άλλα τμήματα του ξενοδοχείου. Οι σπουδαστές εξοικειώνονται με πρότυπα λειτουργίας, διαδικασίες ελέγχου ποιότητας, χρονοδιαγράμματα καθαριότητας και βασικές αρχές διαχείρισης προσωπικού (καμαριέρες, επόπτες ορόφων κ.λπ.).
Με την επιτυχή ολοκλήρωση του μαθήματος, οι σπουδαστές θα είναι σε θέση να εφαρμόζουν διαδικασίες εξυπηρέτησης πελατών σύμφωνα με πρότυπα φιλοξενίας, να διαχειρίζονται αποτελεσματικά τις κρατήσεις δωματίων και να εκτελούν με ακρίβεια τα βήματα του check-in και check-out διασφαλίζοντας υψηλό επίπεδο εξυπηρέτησης. Επιπλέον, οι σπουδαστές θα μπορούν να αξιολογούν και να εφαρμόζουν διαδικασίες καθαριότητας, συντήρησης και ελέγχου ποιότητας στα δωμάτια, αλλά και να συντονίζουν τη συνεργασία μεταξύ των τμημάτων υποδοχής, ορόφων και άλλων τμημάτων του ξενοδοχείου.
Εφαρμογές Διαχείρισης Υποδοχής Ξενοδοχείου
Το μάθημα έχει εργαστηριακό χαρακτήρα και στοχεύει στην εκμάθηση ενός PMS (Property Management System), μιας ειδικής κατηγορίας λογισμικού που χρησιμοποιείται για τη διαχείριση των καθημερινών λειτουργιών ενός ξενοδοχείου και χρησιμοποιείται κυρίως από το Τμήμα Υποδοχής. Οι σπουδαστές θα γνωρίσουν τις δυνατότητες του προγράμματος, θα μάθουν να το χειρίζονται και θα εξοικειωθούν με τα σύγχρονα εργαλεία που χρησιμοποιούνται για την οργάνωση, τη διαχείριση και την παροχή υπηρεσιών φιλοξενίας.
Το μάθημα εστιάζει στη διαχείριση των κρατήσεων, στο check-in και check-out, στην διαχείριση των δωματίων, στην τιμολόγηση των υπηρεσιών, στην εξόρυξη και ανάλυση δεδομένων για την λήψη αποφάσεων. Επιπλέον, οι σπουδαστές μέσα από την χρήση του PMS θα αντιληφθούν τη σημασία και τη χρησιμότητα της σύνδεσης του PMS με άλλα συστήματα του ξενοδοχείου, όπως το POS, το Channel Manager, το CRS, το RMS και το CRM.
Μετά το πέρας των μαθημάτων, οι σπουδαστές θα είναι σε θέση να εκτελούν βασικές και προχωρημένες λειτουργίες, όπως κρατήσεις, αφίξεις, αναχωρήσεις, να κατανοούν την σημασία της διασύνδεσης του PMS με άλλα συστήματα του ξενοδοχείου (π.χ. POS, Channel Manager, Booking Engines) και να εξηγούν τα πλεονεκτήματα της ολοκληρωμένης διαχείρισης. Τέλος, οι σπουδαστές θα μπορούν να αξιοποιούν εργαλεία αναφορών και στατιστικών του PMS για την λήψη αποφάσεων και την παρακολούθηση της απόδοσης του ξενοδοχείου.
Η δημοσιογράφος Σοφία Κοντογιάννη έχει εργαστεί στις εφημερίδες Ναυτεμπορική (ταξιδιωτικό ρεπορτάζ) και Καλημέρα (τουριστικό ρεπορτάζ), στο τηλεοπτικό Κανάλι 5 (ως αρχισυντάκτρια και συμπαρουσιάστρια των ταξιδιωτικών εκπομπών και ) καθώς και στον ραδιοφωνικό σταθμό 9.84 (εκπομπή Τουριστικό Περισκόπιο).
