Η Γενική Διεύθυνση Αρχαιοτήτων και Πολιτιστικής Κληρονομιάς του υπουργείου Πολιτισμού ενέκρινε το αίτημα του Υπουργείου Εθνικής Άμυνας- Γενικού Επιτελείου Ναυτικού (ΓΕΝ) για την προσωρινή παραχώρηση χρήσης του αύλειου χώρου του Παλατιού του Μεγάλου Μαγίστρου και του Προμαχώνα του Παλατιού στη Μεσαιωνική Πόλη Ρόδου για την πραγματοποίηση τελετής λήξης, στις 17 Μαΐου, στο πλαίσιο της Συνόδου Διακρατικής Κοινοπραξίας Αμυντικών Συστημάτων που θα πραγματοποιηθεί στη Ρόδο το χρονικό διάστημα από 12 έως 17 Μαΐου.
Ωστόσο η ίδια Διεύθυνση τάχθηκε υπέρ της μη έγκρισης παραχώρησης της Αίθουσας του Τροπαίου στον όροφο του Παλατιού, στην περίπτωση δυσμενών καιρικών συνθηκών, επειδή η εν λόγω εκδήλωση δεν είναι δυνατό να πραγματοποιηθεί στον εκθεσιακό χώρο του ορόφου του Παλατιού για τους παρακάτω συγκεκριμένους λόγους:
- Ήδη από τις 15 Απριλίου είναι σε ισχύ το θερινό ωράριο λειτουργίας των αρχαιολογικών χώρων, μουσείων και μνημείων του κράτους και το Παλάτι του Μεγάλου Μαγίστρου, το κατεξοχήν σε επισκεψιμότητα μνημείο της Μεσαιωνικής Πόλης της Ρόδου, θα είναι ανοιχτό για το κοινό καθημερινά από τις 8.00 το πρωί έως τις 20.00 το βράδυ.
- Σε περίπτωση που τυχόν επιτραπεί η παραχώρηση της αίθουσας του Τροπαίου,θα πρέπει το Παλάτι, εν μέσω τουριστικής περιόδου, να κλείσει από το πρωί για λόγους ασφαλείας και αποφυγής συνωστισμού δεδομένης της αναγκαιότητας χρήσης της κεντρικής εισόδου και της κλίμακας ανόδου στον όροφο για την προετοιμασία του χώρου και τη μεταφορά του απαιτούμενου εξοπλισμού.
- Οι αίθουσες του ορόφου που λειτουργούν ως μουσειακοί χώροι δεν διαθέτουν τις υποδομές για τη φιλοξενία τέτοιου είδους εκδηλώσεων (χώρος προθέρμανσης των τροφίμων, φύλαξης και προετοιμασίας των προϊόντων κλπ.). Παράλληλα για την χωροθέτηση ενός καθιστού δείπνου 130 ατόμων πρέπει να ληφθούν υπ’ όψιν η ανάγκη αποφυγής συνωστισμού σε μία αίθουσα περιορισμένων διαστάσεων, καθώς επίσης και οι μεγάλης κλίμακας εργασίες που απαιτούνται για τη διαμόρφωσή του (κάλυψη των υστερορωμαϊκών ψηφιδωτών δαπέδων με μοκέτες, μετακίνηση των μεσαιωνικών ξυλόγλυπτων και ζωγραφιστών επίπλων κλπ.).
Εξάλλου, η επόμενη ημέρα της εκδήλωσης, στις 18 Μαΐου, συμπίπτει με τον εορτασμό της Διεθνούς Ημέρας Μουσείων, με ελεύθερη είσοδο για το κοινό, οπότε και αναμένεται αύξηση της επισκεψιμότητας στο χώρο, για τον ευπρεπισμό του οποίου απαιτούνται εκτεταμένες εργασίες.