Tη νέα μορφή των συνεδρίων και εκδηλώσεων στην εποχή μετά την πανδημία, με ενδιαφέρουσες αλλαγές που συνδυάζουν την ζωντανή και online αλληλεπίδραση με τους ομιλητές και τους συμμετέχοντες, παρουσίασε η επιχειρηματίας, διεθνής σύμβουλος, ομιλήτρια, εκπαιδευτικός και ειδικός της βιομηχανίας συνεδρίων, κ. Linda Pereira, μιλώντας στο ετήσιο συνέδριο του ΣΕΤΕ που διεξήχθη σήμερα διαδικτυακά με τίτλο «Coming back, Planning Forward».
Κατά τη διάρκεια της ομιλίας της με τίτλο «Συνδυάζοντας το δια ζώσης με το ψηφιακό: Καθιστώντας το MICE λειτουργικό στον μετά COVID κόσμο», η κ. Pereira αναφέρθηκε σε σειρά καινοτομιών τις οποίες καλείται να εφαρμόσει η βιομηχανία των συνεδρίων την ερχόμενη δεκαετία. Οι καινοτομίες αυτές θα ήταν αναπόφευκτες με την πάροδο των χρόνων, όπως είπε, όμως η πανδημία έδωσε την κατάλληλη ευκαιρία για την επίσπευσή τους.
Ενθουσιασμένη για τις μεγάλες ευκαιρίες καινοτομίας που κρύβουν οι προκλήσεις της πανδημίας, η κ. Pereira, πραγματοποίησε έρευνα σε διεθνείς εταιρίες που δραστηριοποιούνται στο χώρο των συνεδρίων, προκειμένου να διαπιστώσει τις νέες ανάγκες του MICE.
Ο γάμος «ψηφιακού» και «ζωντανού»
«Ξεχάστε το 2019, δεν θα επιστρέψουμε ποτέ στο business as usual, οδεύουμε προς έναν εντελώς καινούριο κόσμο», είπε εμφατικά και υπογράμμισε ότι το MICE θα αποτελεί έναν γάμο μεταξύ του «ζωντανού» και του «ψηφιακού», ο οποίος θα πρέπει να είναι λειτουργικός.
Άλλωστε, όλες οι εταιρίες διοργάνωσης εκδηλώσεων/ συνεδρίων αναφέρουν την επιθυμία τους να επιστρέψουν στις ζωντανές εκδηλώσεις οι οποίες προωθούν τις δια ζώσης συναντήσεις των επαγγελματιών, οδηγώντας σε μεγάλα αποτελέσματα.
Οι οργανωτές εκδηλώσεων θα πρέπει να γίνουν παραγωγοί εκδηλώσεων, φροντίζοντας για μια πολύ μεγαλύτερη κλίμακα συνθηκών μέσα από τις οποίες ικανοί ομιλητές, χωρίς power point και με διάθεση να μοιραστούν τις γνώσεις τους, θα μεταφέρουν πληροφορίες και συναισθήματα τους συμμετέχοντες, με διαδραστικό τρόπο τόσο για τους συμμετέχοντες που παρακολουθούν δια ζώσης την εκδήλωση όσο και όσους την παρακολουθούν από το διαδίκτυο.
"Να σκεφτούμε τις εκδηλώσεις ως ένα τηλεοπτικό στούντιο"
Θα πρέπει να θεωρούμε τις εκδηλώσεις πλέον ως ένα στούντιο τηλεόρασης, σχεδιάζοντας την εμπειρία που θέλουμε να μεταδώσουμε στο κοινό, τόνισε η κ. Pereira. Για να γίνει αυτό, χρειαζόμαστε πιο λεπτομερή παραγωγή, διαφορετικούς ομιλητές με ομιλίες που δεν θα ξεπερνούν τα 15 λεπτά.
Θα πρέπει να συνδυάσουμε, πρόσθεσε, το «σέξι περιεχόμενο» με την κατάλληλη οπτική επένδυση της εκδήλωσης, σχεδιάζοντας προσεκτικά την εμπειρία, και σε αυτό χρειάζεται η συνεργασία μεταξύ των digital immigrants και των digital natives – αναφερόμενη στις διαφορετικές γενιές και εξοικείωσή τους με την ψηφιακή τεχνολογία.
Για την οργάνωση καλών εκδηλώσεων, απαιτείται ένα υψηλό επίπεδο παραγωγής η οποία θα πρέπει να αφορά 2 διαφορετικές εκδηλώσεις, τη δια ζώσης και την ψηφιακή.
Επιπλέον, χάρη στο διαδίκτυο και τη νέα μορφή των εκδηλώσεων, δεν υπάρχουν πια τοπικές εκδηλώσεις.
"Κανείς πια παθητικός στις εκδηλώσεις"
Όσον αφορά τους ομιλητές, αυτοί θα πρέπει να μοιράζονται τις εμπειρίες τους και όχι να κάνουν απλώς βαρετές παρουσιάσεις, θα πρέπει να προκαλούν τη σκέψη και τη συζήτηση αλλά και τη διαφωνία αλλά και να εμπνέουν το διάλογο και τη συμμετοχή του κοινού. Οι ομιλητές θα πρέπει να είναι διασκεδαστές του κοινού, να αλληλεπιδρούν ενεργά με το κοινό, να μπορούν οι συμμετέχοντες να τους διακόψουν ή να συμμετάσχουν με παρεμβάσεις της στην ομιλία. «Κανείς πια δεν θα είναι παθητικός», υπογράμμισε η κ. Pereira.
Επιπλέον, ως άλλη μια διαδικασία που θα πρέπει να ενσωματωθεί στις εκδηλώσεις, παρουσίασε τη διαρρύθμιση του χώρου με διαφορετικές καρέκλες ως παράδειγμα ντιζάιν που δημιουργεί οικεία ατμόσφαιρα και θετικά συναισθήματα στους συμμετέχοντες, τη διαμόρφωση κατάλληλων εξωτερικών χώρων στις εκδηλώσεις καθώς οι συμμετέχοντες δεν επιθυμούν να παραμένουν καθιστοί, αλλά και την ανάθεση task κατά τη διάρκεια διαλειμμάτων ή πριν την εκδήλωση που θα επιτρέψεις στους εξ αποστάσεως συμμετέχοντες να έχουν μια πιο διαδραστική εμπειρία.