Με ακόμη μία ιδιαίτερη θερινή περίοδο προ των πυλών, ξενοδοχεία και ταξιδιώτες προετοιμάζονται και ταυτόχρονα διερευνούν τις επιλογές τους, οι μεν όσον αφορά στον τρόπο λειτουργίας και στην προέλευση των επισκεπτών τους και οι δε όσον αφορά στον τόπο, τον τύπο και το είδος των πολυαναμενόμενων διακοπών.
Τις τελευταίες εβδομάδες, οι ταξιδιώτες έχουν ξεκινήσει μία πιο ουσιαστική επικοινωνία με τα ξενοδοχεία, κάνοντας προκρατήσεις ή εκδηλώνοντας το ενδιαφέρον τους για αυτές.
Συνεπώς, ένα πολύ σημαντικό στοιχείο αυτής της περιόδου, όπου ακόμη υπάρχει εύλογα ο δισταγμός, είναι η επικοινωνία με τον πελάτη. Ο ίδιος θα πρέπει να αισθανθεί σιγουριά, όχι μόνο για τα υγειονομικά πρωτόκολλα που θα ισχύσουν και φέτος, κάτι που ήδη το γνωρίζει, αλλά και για την πιο προσωπική, άμεση σχέση με τους ανθρώπους του καταλύματος το οποίο ίσως επιλέξει.
Σύμφωνα με τους ειδικούς αναλυτές, τρία από τα βασικά σημεία της τρέχουσας περιόδου για την επικοινωνία των ξενοδοχείων με τους επισκέπτες, είναι τα εξής:
1. Βελτιστοποίηση της ιστοσελίδας του ξενοδοχείου για κινητά τηλέφωνα
Οι συνήθειες του καταναλωτικού κοινού έχουν αλλάξει. Οι περισσότεροι άνθρωποι, χρησιμοποιούν πλέον το κινητό τους τηλέφωνο για να διαβάσουν τα email τους. Σύμφωνα με τις τελευταίες έρευνες, το 55,6% των χρηστών, διαβάζει τα μηνύματά του στο κινητό του, σε σύγκριση με το 28% που χρησιμοποιεί το webmail και μόλις το 16,4% το pc. Επιπλέον, τα email που αποστέλλονται από ξενοδοχεία, έχουν 12% υψηλότερο ρυθμό ανοίγματος στα κινητά από ότι στα pc. Το email που αποστέλλει ένα ξενοδοχείο, μπορεί να φαίνεται άριστο όταν ανοίγει σε έναν υπολογιστή, όμως να έχει αδυναμίες όταν κανείς το διαβάζει από το κινητό του τηλέφωνο και αυτό είναι κάτι που θα πρέπει να διαπιστωθεί ώστε να βελτιωθεί εάν χρειάζεται.
2. Βελτιστοποίηση του email επιβεβαίωσης της κράτησης
Το email επιβεβαίωσης της κράτησης, είναι απολύτως απαραίτητο γιατί πρωτίστως προσφέρει ηρεμία στον πελάτη, όπως άλλωστε και κάθε επιβεβαίωση αγοράς μέσω του διαδικτύου. Επίσης, για έναν ξενοδόχο, το email επιβεβαίωσης της κράτησης είναι ένα πολύτιμο σημείο επαφής με τους πελάτες. Δεν είναι τυχαίο ότι, σύμφωνα με έρευνες, τα επιβεβαιωτικά email κρατήσεων ξενοδοχείων έχουν ένα μεγάλο ποσοστό ανοίγματος της τάξης του 72% και ποσοστό κλικ για άνοιγμα 25%. Συνεπώς οι ξενοδόχοι δεν θα πρέπει να χάνουν αυτό το πολύτιμο εργαλείο αλληλεπίδρασης με τους επισκέπτες, εφόσον αυτό είναι το μόνο email που είναι βέβαιο ότι θα διαβαστεί.
Ένας ακόμη καλός λόγος είναι λόγος που το email επιβεβαίωσης της κράτησης θέλει προσοχή, είναι το online check-in. Τα περισσότερα διαδικτυακά check-in σημαίνουν λιγότερο άγχος στην ομάδα της ρεσεψιόν, προσφέρουν περισσότερο χρόνο για προσωπικές συνομιλίες και ένα ομαλότερο ταξίδι για τους επισκέπτες που το επιλέγουν. Για να βελτιωθεί η υιοθέτηση του διαδικτυακού check-in, οι επισκέπτες πρέπει να ενημερώνονται ιδανικά στο email επιβεβαίωσης της κράτησης.
3. Βελτιστοποίηση του μάρκετινγκ μέσω email
Μεταξύ άλλων, το μάρκετινγκ μέσω email, είναι ένα ισχυρό εργαλείο για τη δημιουργία επιπλέον εσόδων, όμως αυτό δεν σημαίνει ότι οι επισκέπτες πρέπει να κατακλύζονται από μηνύματα για κάθε προϊόν ή υπηρεσία του ξενοδοχείου. Οι πελάτες περνούν περίπου 14 δευτερόλεπτα διαβάζοντας ένα email επιβεβαίωσης και σε αυτό το πρώτο σημείο επαφής ο ξενοδόχος θα πρέπει να εστιάσει στα βασικά. Οι πιο σημαντικές πληροφορίες πρέπει πάντα να είναι ορατές, χωρίς να χρειάζεται να μετακινηθεί ο παραλήπτης προς τα κάτω για να τις διαβάσει.
Τα στοιχεία που πρέπει οπωσδήποτε να συμπεριληφθούν, είναι τα εξής:
-Αριθμός κράτησης
-Τύπος δωματίου
-Ημερομηνίες διαμονής
-Διεύθυνση, με έναν εύχρηστο σύνδεσμο διαδικτυακού χάρτη όπου μπορεί να προτείνονται και υπηρεσίες μεταφοράς, π.χ. ταξί ή μίνι βαν.
-Συνολική τιμή διαμονής
-Ώρες check-in / check-out
-Στοιχεία διαδικτυακού check-in, σε περίπτωση που προσφέρεται
-Στοιχεία επικοινωνίας, με δυνατότητα ζωντανής συνομιλίας απευθείας με το ξενοδοχείο.
Όταν οι λεπτομέρειες να είναι ξεκάθαρες και ευανάγνωστες, οι επισκέπτες θα εκτιμήσουν την ανάλυση και για πολλούς από αυτούς, το ένα και μοναδικό email θα αποτελεί το έγγραφο στο οποίο θα ανατρέχουν, εάν χρειάζονται υπενθύμιση για οποιαδήποτε από τις λεπτομέρειες της διαμονής τους.