Πώς τα ευέλικτα Check-in και το Check-out μπορούν να αποφέρουν μεγαλύτερα έσοδα στα ξενοδοχεία

Για μεγάλο χρονικό διάστημα, τα ξενοδοχεία δεν είχαν τη δυνατότητα να εκμεταλλευτούν τις πωλήσεις ενός check-in νωρίτερα από το προβλεπόμενο ή ενός καθυστερημένο check-out, κυρίως για επιχειρησιακούς λόγους.

Όμως οι συνθήκες έχουν αλλάξει, τόσο λόγω του κορωνοϊού που έφερε χαμηλότερες πληρότητες αλλά και λόγω της βελτίωσης της τεχνολογίας.  Η αυτοματοποίηση, είναι ένα από τα ζωτικότερα αγαθά που προσφέρει η τεχνολογία στον ξενοδοχειακό κλάδο, αφού πλέον τα ξενοδοχεία μπορούν πραγματικά να εγγυηθούν τη διαθεσιμότητα. Αυτό όχι μόνο παρέχει στα ξενοδοχεία έναν πραγματικό, απτό τρόπο αύξησης των εσόδων, γεγονός που βοηθάει όλα τα ξενοδοχεία αυτή τη στιγμή, αλλά έχει και ως αποτέλεσμα περισσότερους ικανοποιημένους επισκέπτες.

Στον πυρήνα της, η φιλοξενία έχει να κάνει με την παροχή εξαιρετικής εξυπηρέτησης πελατών. Οι πελάτες είναι η καρδιά της επιχείρησής τους και η ικανοποίηση των προσδοκιών των επισκεπτών θεωρείται βασική προϋπόθεση. Για τον λόγο αυτό, οι ξενοδόχοι δεν επιθυμούν να υπερβάλλουν για τις υπηρεσίες τους, εφόσον κάτι τέτοιο θα έβλαπτε τη φήμη τους και κατ’ επέκταση τα έσοδά τους.

Για πολλά ξενοδοχεία, τα ευέλικτα check-in και  check-out ενέχουν κινδύνους υπερπώλησης και ταυτόχρονα απαιτούν χρόνο, συντονισμό και επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων για να διασφαλιστεί ότι η υπηρεσία μπορεί παραχθεί χωρίς προβλήματα.

Προς αυτή την κατεύθυνση , η μεγαλύτερη πρόκληση είναι ότι ένα ξενοδοχείο πρέπει να γνωρίζει εάν ένα δωμάτιο θα είναι διαθέσιμο, προτού γίνει μια προσφορά προς πώληση. Για τα check-in που πραγματοποιούνται νωρίτερα, οι προηγούμενοι επισκέπτες πρέπει να έχουν ήδη κάνει check out και ομοίως, για τα check-out που γίνονται αργότερα, τα ξενοδοχεία πρέπει να γνωρίζουν εάν το δωμάτιο δεν χρειάζεται το επόμενο βράδυ ή αν υπάρχει παροχής για μερικές επιπλέον ώρες.

Και τα δύο σενάρια παράτασης παραμονής εξαρτώνται επίσης σε μεγάλο βαθμό από την καθαριότητα. Για πολλά ξενοδοχεία, η βασική ομάδα καθαριότητας δεν έχει 24ωρη λειτουργία. Επομένως, πρέπει να ληφθούν υπόψη το προσωπικό, ο αριθμός των δωματίων που πρέπει να καθαριστούν και ο χρόνος διεκπεραίωσης του καθαρισμού και επιθεώρησης. Αν όλοι ήθελαν μια υπηρεσία καθαριότητας, δεν θα είχαν αρκετό χρόνο για να καθαρίσουν τα δωμάτια για να τα ετοιμάσουν για τους εισερχόμενους επισκέπτες. Καθώς το μεγαλύτερο μέρος του προσωπικού καθαριότητας δεν εργάζεται τα βράδια, τα δωμάτια πρέπει να καθαριστούν και να είναι έτοιμα πριν τελειώσει η ημέρα.

Από πολλές απόψεις, αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο υπάρχουν τυποποιημένες ώρες check-in και check-out. Η αύξηση των πωλήσεων μιας επέκτασης διαμονής σημαίνει στην πραγματικότητα διακοπή της τυπικής ροής check-in και checkout που έχει ρυθμιστεί για να παρέχει ασφαλή μετάβαση. Οι επεκτάσεις διαμονής απαιτούν συγχρονισμό μεταξύ της καθαριότητας, της κατανομής του δωματίου και της ρεσεψιόν που ρυθμίζει την άφιξη και αναχώρηση επισκεπτών. Πρόκειται επομένως για ένα σύνθετο και δύσκολο εγχείρημα.

Ενώ τα ξενοδοχεία χορηγούν τακτικά παρατάσεις διαμονής κατόπιν αιτήματος, ειδικά για τους επαναλαμβανόμενους πελάτες τους,  οι περισσότεροι ξενοδόχοι θα προτιμούσαν να μην το πράξουν, αφού μια αποτυχία στον συντονισμό μπορεί να οδηγήσει σε κακή εμπειρία πελάτη.

Ωστόσο, υπάρχει ένας τρόπος να γίνει ευέλικτο το check-in και το check-out: Η αυτοματοποίηση.

Τα τελευταία δύο χρόνια έχει αυξηθεί η βαρύτητα στη βιωσιμότητα και το κέρδος των επιχειρήσεων. Σήμερα, περισσότερο από ποτέ, η δημιουργία εσόδων είναι πολύ κρίσιμη. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι ξενοδόχοι αναζητούν τη δημιουργία εσόδων από υπηρεσίες όπως είναι οι επεκτάσεις διαμονής, κάτι που στο παρελθόν μπορεί να παρείχαν δωρεάν.  

Μέχρι πρόσφατα, τα περισσότερα λογισμικά δεν έλεγχαν τη διαθεσιμότητα του αποθέματος. Απλώς προσέφεραν συστήματα που συλλέγουν αιτήματα για μετέπειτα μη αυτόματη έγκριση. Πλέον, υπάρχουν συστήματα που αξιοποιούν την αυτοματοποίηση η οποία προβλέπει την πραγματική κατάσταση του αποθέματος, προάγοντας τη λειτουργική του χρήση. Σε καθημερινή βάση, η αυτοματοποίηση αναλύει το απόθεμα για να εντοπίσει διαθέσιμα δωμάτια που μπορεί να προσφερθούν για ευέλικτα check-in και check-out. Τα δεδομένα παρέχουν πληροφορίες όπως πληρότητα ανά τύπο δωματίου, αναχωρήσεις και αφίξεις, διαθεσιμότητα καθαρισμού και άλλα χρήσιμα στοιχεία. Επιπλέον, παρέχουν αποτελέσματα όπως διαθεσιμότητα προσφοράς, χρονικό εύρος και τιμολόγηση. Το αποτέλεσμα είναι η δημιουργία εσόδων από εγγυημένες επεκτάσεις διαμονής με 100% ασφάλεια και χωρίς χειροκίνητη παρέμβαση.

Σε έναν κόσμο όπου η εξατομίκευση προϊόντων και υπηρεσιών είναι πανταχού παρούσα, η αυτοματοποίηση προσφέρει μια εξατομικευμένη εμπειρία διαμονής που οδηγεί στην ικανοποίηση των επισκεπτών αλλά και στην αξιόπιστη αύξηση των εσόδων των επιχειρήσεων.