6 βήματα για να επιτύχετε πιο βιώσιμες επαγγελματικές συναντήσεις και εκδηλώσεις

Μία σημαντική συζήτηση για τη βιωσιμότητα στις επαγγελματικές συναντήσεις και στις εκδηλώσεις άνοιξε πρόσφατα η CWT, διερευνώντας τους τρόπους με τους οποίους οι τουριστικές επιχειρήσεις μπορούν να επιτύχουν πιο βιώσιμες συσκέψεις.

Ειδικότερα, η κα Katherine Bell, Διευθύντρια Global Process & Implementation για το τμήμα Meetings & Events της CWT, κατέληξε σε 6 βήματα τα οποία μπορούν να γίνουν προς αυτή την κατεύθυνση, επισημαίνοντας ότι, κατά τη διάρκεια των lockdown λόγω της πανδημίας του κορωνοϊού, από τη μία πλευρά παρατηρήθηκε αύξηση του όγκου των απορριμμάτων από τον ατομικό προστατευτικό εξοπλισμό, ενώ από την άλλη, το κλίμα ωφελήθηκε.

Σήμερα, ο όγκος των εργασιών στα επαγγελματικά ταξίδια αυξάνεται και πάλι και οι φυσικές συναντήσεις σημειώνουν απότομη ανάκαμψη, που μεταφράζεται σε αύξηση 65% έως τα μέσα του 2022 έναντι του 2021, ενώ στο ίδιο χρονικό πλαίσιο, ο όγκος των εικονικών συναντήσεων έχει μειωθεί κατά 70%. Ωστόσο, τίθεται το ερώτημα εάν η πανδημία βοήθησε πραγματικά στην αλλαγή συμπεριφοράς ή εάν ο κόσμος επιστρέφει στις συνήθειες του 2019, χωρίς να υιοθετεί καλύτερους τρόπους και πιο βιώσιμες πρακτικές, όπως δίδαξε και η πανδημία.

Για να διατηρηθεί η θετική τάση, τα 6 βήματα που προτείνει η κα Bell, είναι τα εξής:

1. Οι στόχοι βιωσιμότητας της εταιρείας πρέπει να διεισδύουν σε κάθε τμήμα και ομάδα, ώστε να γίνει μέρος της καθημερινής επιχειρηματικής κουλτούρας. Τα ζητήματα βιωσιμότητας υφίστανται εδώ και χρόνια, ωστόσο συχνά ο εκάστοτε διοργανωτής της συνάντησης δεν φαίνεται να είναι αφοσιωμένος ή ο προϋπολογισμός δεν του το επιτρέπει. Σε κάθε περίπτωση, η επιχείρηση πρέπει να χειριστεί το ζήτημα κλιμακωτά, ξεκινώντας από τα μικρά πράγματα.

2. Οι μακροπρόθεσμοι στόχοι, πέρα από την ατζέντα της επόμενης συνάντησης, είναι απαραίτητοι. Τα καίρια ερωτήματα, είναι μεταξύ άλλων, ποιος είναι ο σκοπός του ταξιδιού; Αξίζει πραγματικά η εξοικονόμηση κόστους, εάν είναι να οδηγήσει σε ταραχώδη δρομολόγια και δυσάρεστες καταστάσεις; ‘Όπως και στα ταξίδια αναψυχής, έτσι και στα επαγγελματικά ταξίδια, η εμπειρία και οι αναμνήσεις που δημιουργούνται στην ομάδα εκτός γραφείου και αιθουσών συνεδριάσεως, είναι σημαντικές για το δέσιμο και για την πορεία της συνεργασίας.

3. Η ενθάρρυνση της βιώσιμης συμπεριφοράς από την αρχή και καθ' όλη τη διάρκεια της εκστρατείας επικοινωνίας της εκδήλωσης, είναι εξίσου σημαντική κίνηση. Επίσης, η αναζήτηση πιο βιώσιμων διαδρομών ή μεθόδων ταξιδιού, η κοινή χρήση αυτοκινήτου και οι πτήσεις που χρησιμοποιούν βιώσιμα καύσιμα, είναι στοιχεία που πρέπει να εξεταστούν. Ακόμη μία βοηθητική συζήτηση, είναι το εάν οι συμμετέχοντες υιοθετούν πιο πράσινες συμπεριφορές υιοθετούν στην προσωπική τους ζωή και ποιες είναι αυτές.

4. Η επιχείρηση πρέπει να αποφασίσει ποιες εκπομπές άνθρακα θέλει να μετρήσει και να το κάνει με συνέπεια σε όλο το πρόγραμμα των εκδηλώσεων, ώστε να έχει μια βασική γραμμή που στη συνέχεια μπορεί να βελτιώσει. Οι μετρήσεις ποικίλλουν πολύ παγκοσμίως και ο κλάδος δεν έχει τυποποίηση σε αυτόν τον τομέα. Αυτό γίνεται σταδιακά ευκολότερο με πιο προσιτές μηχανές μέτρησης εκπομπών, κάτι που είναι καλό, αλλά πρόκειται απλώς για νούμερα, συνεπώς η επιχείρηση πρέπει να μοιραστεί την «οπτική ενοχή» με τους παρευρισκόμενους και όχι απλώς έναν αριθμό τόνων CO2, καθώς αυτό θα έχει νόημα και θα δημιουργήσει θετική δράση. Στη συνέχεια, είναι πολύ σημαντική η δημοσιοποίηση των έργων έχουν υποστηριχθεί μέσω αντισταθμιστικών μέτρων.

5. Η βάση εφοδιασμού πρέπει να έχει ισχυρά οικολογικά διαπιστευτήρια, πληροφορίες που οι οποίες είναι κρίσιμο να είναι άμεσα διαθέσιμες στους υπεύθυνους προμηθειών της εκάστοτε εκδήλωσης, έτσι ώστε να μπορούν να λάβουν τις σωστές αποφάσεις.

6. Η επιχείρηση πρέπει να λάβει υπόψη της την κυκλική οικονομία σε κάθε στοιχείο της διαδικασίας σχεδιασμού εκδηλώσεων. Από πού προέρχονται τα αντικείμενα; Πού θα πάνε μετά; Μπορούν να επαναχρησιμοποιηθούν ή να μοιραστούν με την τοπική κοινότητα;

Τέλος, η κα Bell καταλήγει στο ότι υπάρχει ακόμη πολύς δρόμος έως ότου ο κλάδος υιοθετήσει μια πιο συνεπή προσέγγιση. Ωστόσο, η συνεργασία με πελάτες και προμηθευτές για τους συνολικούς στόχους βιωσιμότητας των εκδηλώσεων από την αρχή, όσο μικροί κι αν είναι, καθώς και η συνεχής επιστροφή σε αυτούς κατά τη διάρκεια του κύκλου προγραμματισμού, θα εξασφαλίσει ένα θετικό αποτέλεσμα που μπορεί να βελτιώνεται συνεχώς.